Retornamos às atividades esse mês com uma novidade para os nossos amigos representantes comerciais, vendedores autônomos e donos de microempresas.
Trata-se de uma planilha de geração de orçamento para pedidos de clientes, em que é possível cadastrar até 150 dados de clientes e até 200 produtos, além de calcular frete por unidades de medidas ou por quantidade de itens da entrega. Um desconto poderá ainda ser oferecido a partir de uma porcentagem ou por valor em Reais.
Inspirada nos pedidos por e-mail e de alguns de nossos amigos do Orkut, nessa versão você poderá até configurar o cabeçalho para incluir a logomarca e os dados de contato de sua empresa.
Essa pode ser a sua oportunidade de lançar os pedidos mais rapidamente e faturar mais negócios.
Aproveite!
Utilizando a planilha
- Na aba CLIENTES, você poderá lançar os dados cadastrais de até 150 de seus clientes mais ativos, incluindo: descrição, documento (CNPJ/CPF), endereço, nome do contato, telefone e e-mail. Esses dados serão chamados automaticamente na aba ORÇAMENTO, assim que os códigos CLI001, CLI002, CLI003 etc. forem digitados na área de customização (topo do orçamento).
- Na aba PRODUTOS, preencha os dados dos produtos que serão utilizados no orçamento: descrição, unidade e valor unitário. Assim, na aba ORÇAMENTO, no detalhamento de pedido do orçamento, bastará lançar os códigos PRD001, PRD002, PRD003 etc. e definir a quantidade de cada produto a fim de que um total parcial seja automaticamente calculado no final da tabela.
- Na aba ORÇAMENTO, edite todas as informações de customização, a saber: código do cliente (para o orçamento atual), localidade, data da emissão e textos livres (linhas #1, #2) para a assinatura no final do documento. Você perceberá que os dados do cliente serão transportados da aba CLIENTES direto para o orçamento e os dados para a assinatura serão repetidos ao final do documento.
- Um número de orçamento para controle (ORÇAMENTO Nº. 20091009102356) está sendo gerado automaticamente, baseado na seqüência ANO > MÊS > DIA > HORA > MINUTO > SEGUNDO. Caso deseje colocar um outro controle, basta substituir a fórmula existente com o código desejado.
- Ainda na aba de ORÇAMENTO, há dois outros controles importantes: o cálculo do frete e o simulador de desconto.
- No primeiro, você poderá cadastrar as unidades de medida e definir um valor de frete para cada caso: KG (und), QUILO (descrição), R$ 50,00 (FRETE UNIT.). A planilha pesquisará automaticamente entre os produtos incluídos no pedido quais atendem à unidade discriminada e contabiliza as quantidades (QTD) para gerar o valor total (FRETE TOTAL). Para produtos pequenos, como ferramentas, utensílios, peças em geral, cujo frete possa ser definido por viagem, há ainda a possibilidade de digitar o valor desejado na linha FRETE PARA ITENS DE UNIDADES NÃO RELACIONADAS. A soma dos dois valores é lançada no orçamento (CUSTOS COM TRANSPORTE - FRETE).
- Para atribuir um desconto por valor, digite diretamente o valor na célula indicada do orçamento. Para calcular o desconto por uma porcentagem, defina o percentual no simulador e o valor será alimentado no orçamento (DESCONTO).
- No primeiro, você poderá cadastrar as unidades de medida e definir um valor de frete para cada caso: KG (und), QUILO (descrição), R$ 50,00 (FRETE UNIT.). A planilha pesquisará automaticamente entre os produtos incluídos no pedido quais atendem à unidade discriminada e contabiliza as quantidades (QTD) para gerar o valor total (FRETE TOTAL). Para produtos pequenos, como ferramentas, utensílios, peças em geral, cujo frete possa ser definido por viagem, há ainda a possibilidade de digitar o valor desejado na linha FRETE PARA ITENS DE UNIDADES NÃO RELACIONADAS. A soma dos dois valores é lançada no orçamento (CUSTOS COM TRANSPORTE - FRETE).
- Para editar o cabeçalho da planilha no MS Excel, procure a opção CONFIGURAR PÁGINA > CABEÇALHO/RODAPÉ > CABEÇALHO e substitua os dados de contato e a logomarca (1,40 cm de altura) pelos de sua empresa. Na planilha do BrOffice Calc, procure a opção FORMATAR > PÁGINA > CABEÇALHO e edite os dados de sua empresa.
